เทคโนโลยีสำนักงาน

เทคโนโลยีสำนักงาน

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการเทคโนโลยีสำนักงาน

ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีบทบาทต่อการดำเนินธุรกิจ การทำงานในสำนักงานและการบริหารงานสำนักงานจึงมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ค่อนข้างมาก เพื่อความได้เปรียบในการแข่งขัน ดังนั้น หากธุรกิจใดบริหารงานโดยไม่มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยอาจทำให้เสียโอกาสทางการแข่งขัน และความอยู่รอด การทำงานของคนในสำนักงานส่วนใหญ่ใช้เวลาร้อยละ 70-80 ในการทำงานที่ต้องใช้ความรู้และความสัมพันธ์กับข้อมูล ดังนั้นการนำเทคโนโลยีสารสนเทศจึงถูกนำมาประยุกต์ใช้ในการช่วยจัดการข้อมูลภายในสำนักงาน ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่ขณะเดียวกันเทคโนโลยีสารสนเทศที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วก็มีผลให้ระบบงานได้รับผลกระทบเป็นระยะและต้องมีการติดตั้งสิ่งใหม่ ตลอดจนสร้างองค์ความรู้เพิ่มเติม เพื่อให้เกิดการเรียนรู้ ตลอดจนต้องหาวิธีการบริหารจัดการให้ เหมาะสม

ความหมายของเทคโนโลยีสำนักงาน

เทคโนโลยีสำนักงาน (Office Technology ) คือ เทคโนโลยีสองด้านหลัก ๆ ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ และ เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่ผนวกเข้าด้วยกัน เพื่อใช้ในการบริหารงานสำนักงาน ช่วยให้เกิดความรวดเร็ว ความสะดวกสบาย ความคล่องตัว ตอบสนองผู้ใช้ได้ดี ความแม่นยำในการใช้ข้อมูลข่าวสาร และนำมาซึ่งการตัดสินใจที่ดีและถูกต้อง ประสิทธิภาพ และความประหยัด

เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับสำนักงาน

 เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในสำนักงานนั้น ประกอบด้วยเทคโนโลยี 3 ประเภทดังนี้

1) เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่นำมาใช้กับงานสำนักงานได้แก่
                           เทคโนโลยีด้านฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง ตัวเครื่องและอุปกรณ์ประกอบของคอมพิวเตอร์ เช่น จอภาพ แป้นพิมพ์ เมาส์ เครื่องพิมพ์ เป็นต้น
                           เทคโนโลยีด้านซอฟต์แวร์ (Software) หมายถึง ชุดคำสั่งหรือโปรแกรมที่นำมาใช้สำหรับควบคุมให้อุปกรณ์ต่าง ๆ ให้ทำงานสัมพันธ์กัน ในสำนักงานนิยมใช้ชุดคำสั่งในงานด้านประมวลผลคำ การคำนวณ การสร้างฐานข้อมูล และการนำเสนองาน เป็นต้น
                           เทคโนโลยีฐานข้อมูล (Database) ฐานข้อมูลเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการทำงานสำนักงานปัจจุบัน เนื่องด้วยต้องการให้การตัดสินใจ หรือการทำงานต่าง ๆ มีความรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดจึงมีการพัฒนา

2) เทคโนโลยีสำนักงาน เทคโนโลยีสำนักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่สามารถช่วยให้งานสำนักงานสะดวกขึ้น เช่น เครื่องบันทึกเงินสด เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องทำสำเนาระบบดิจิตอล เครื่องโทรสาร เครื่องฉายภาพ เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีสำนักงานเหล่านี้สามารถทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ขนาดอุปกรณ์ต่าง ๆ มีขนาดเล็กลง ทำให้ธุรกิจสามารถจัดซื้ออุปกรณ์เหล่านี้ได้โดยง่าย

3) เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร ในปัจจุบันการสื่อสารมีหลายรูปแบบ เช่น โทรศัพท์ โทรสาร การสื่อสารผ่านดาวเทียม เป็นต้น ในปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารที่ประหยัดและนิยมใช้กันมาก และพบว่า เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารมีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการทำงานในสำนักงาน เนื่องด้วยความสามารถในการสื่อสารรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มีเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ความเร็วที่เพิ่มขึ้นจากระบบเทคโนโลยี และเทคโนโลยีมีขนาดและต้นทุนที่ลดลง เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสารที่นิยมใช้ในสำนักงานได้แก่ ระบบอินทราเน็ต (Intranet) และ ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) เทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยให้เกิดการประชุมทางไกล หรือการส่งผ่านข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น